Ключевые решения

С 1993 года специалисты компании «Ключевые решения» оказывают консалтинговые услуги в области построения эффективных управленческих систем на территории Беларуси, России и Украины. За это время более 350 уникальных и масштабных проектов было реализовано нами в различных областях бизнеса.

Консалтинговые услуги:

• Организационная диагностика
• Комплексная реорганизация компании
• Разработка стратегии и стратегический консалтинг
• Построение холдинговых отношений в группах компаний
• Описание и оптимизация бизнес-процессов
• Бережливое производство
• Управление проектами
• Реорганизация коммерческой службы
• Проведение маркетинговых исследований
• Консалтинг в области корпоративных финансов: внедрение системы управленческого учета и бюджетирования, финансово-экономическое моделирование
• Постановка системы управления персоналом, мотивации и проч.

Также компания ежегодно проводит Международную конференцию из цикла «Топ-менеджмент», признанную одной из сильнейших бизнес-площадок на территории СНГ.

Компания выполняет 100-150 консультационных и обучающих проектов в год, организует 15-20 бизнес-мероприятий. За 10 лет в активе компании более 1000 проектов, более 100 ивентов.

***

Для оптимизации внутренних рабочих процессов, повышения скорости и качества коммуникаций между сотрудниками компании, увеличения эффективности работы по продвижению своих услуг на рынке СНГ и развитию действующей клиентской базы, компания пришла к решению – провести модернизацию внутреннего корпоративного портала.

Действующий портал компании на тот момент работал на платформе Lotus Note. Главная «претензия» к этому порталу была – слабая развитость функционала CRM, который не позволял гибко работать с клиентской базой.

Основные задачаи проекта

• Внедрение полнофункциональной CRM-системы;
• Автоматизация основных бизнес-процессов компании.

Сопутствующими задачами были:

• Развитие коммуникативных возможностей корпоративного портала;
• Внедрение удобного инструментария «Рабочих групп» для ведения проектной работы;
• Повышение уровня безопасности коммерческой информации.
• Оптимизация документооборота.

Как мы это (с)делали

Разработка Технического задания

В результате интервьюирования заказчика был собран перечень требований к индивидуальной настройке корпоративного портала с CRM-системой. Эти требования легли в основу Технического задания на внедрение корпоративного портала в компании «Ключевые решения».

Объем ТЗ с приложениями составил 32 страницы.

Установка «коробочной» версии Битрикс24 на сервер

Нашими специалистами совместно с системным администратором клиента была осуществлена установка «коробочной» версии на сервер клиента и заведены пользователи.

Индивидуальная настройка портала

Настройка портала проводилась в отношении:

• сервисов (электронных заявок);
• живой ленты; календарей;
• карточек сотрудников;
• телефонного справочника;
• модуля обучения;
  
• рабочих групп

и пр.

Настройка CRM

В соответствии с требованиями заказчика, отраженными в Техническом задании, проведена индивидуальная настройка:

1) Справочников:

• Статусы лидов
  
• Источники лидов
  
•  Тип контакта
• Тип компании
  
• Кол-во сотрудников
• Сфера деятельности
  
• Тип сделки
• Стадии сделки
  
• Статусы предложения
  
•  Тип события
  
• Статусы счета

2) Карточек Контактов
3) Карточек Компаний
4) Карточек Сделок

Также был осуществлен перенос базы данных клиентов из действующей на тот момент в компании системы Lotus Note в CRM Битрикс24.

Автоматизация бизнес-процессов

1. Автоматическое создание договоров для разных типов сделок с возможность редактирования информации об исполнителе.

2. Поздравление с днем рождения контактов CRM.

Если в карточке контакта в поле «Поздравление» выбрано поле «Оповещение о событии ответственному лицу», тогда менеджеру, закрепленному за данным контактом придет напоминание о его личном поздравлении.

Обучение сотрудников

Параллельно с техническими работами и автоматизацией процессов началось обучение сотрудников компании пользованию Корпоративным порталом.

На первом этапе было проведено обучение по использованию в своей ежедневной деятельности средств коммуникации Битрикс24 и системы постановки задач: Живая лента, бизнес-чат, модуль Задачи и поручения.

Обучение проводилась последовательно в нескольких группах, чтобы не прерывать основную деятельность компании.

Также на портале были размещены Обучающие курсы по работе с порталом для новых сотрудников или сотрудников, которым требовалось освоить новый для них функционал.

Результаты внедрения

Благодаря внедрению Битрикс24 в компании стало возможно:

• Улучшение работы с клиентской базой за счет:

1. возможностей формирования гибкой отчетности;
2. фильтрации и выгрузки базы по определенным критериям;
3. повышение контроля актуальности КБ.

• Улучшение внутренних рабочих коммуникаций.
• Повышение защищенности конфиденциальной информации.
• Повышение исполнительской ответственности сотрудников за счет нового формата работы с задачами.
• Ускорение работы с договорной документацией.

Отзыв заказчика

Руководитель проекта: Ольга Пархимович, исполнительный директор:

"На старте нашего проекта по внедрению Битрикс24 наша компании работала в системе Лотус. Как  инструмент внутренней коммуникации и организации работы с договорными документами Лотус нас вполне устраивал, но он не являлся полноценной CRM-системой: главным образом, не позволял выгружать отчеты, базу клиентов по выборке, что было очень неудобно.

По итогу внедрения наши ожидания практически полностью оправдались в отношении CRM. Благодаря автоматизации улучшилось качество вносимой в базу информации. Наличие фильтров позволяет формировать списки по выборке для дальнейшей работы.

Удобный инструмент внутренних коммуникаций (живая лента, задачи) позволяют сохранять историю обсуждений и версии измененных документов.

Что понравилось в работе с подрядчиком:

• профессиональная команда, которая отлично знает свой продукт, его текущие и потенциальные возможности;
• гибкость в подходе к требованиям заказчика, готовность идти навстречу в решении новых возникающих вопросов в процессе реализации проекта;
• хорошие коммуникации и взаимопонимание в процессе работы над проектом.

К сожалению, пока не можем похвалить работу с документами на дисках групп – есть трудности при работе с документами (редактировании), с синхронизацией информации у разных пользователей. Также оказалось, что конструктор бизнес-процессов – не такой простой инструмент, чтобы позволить самостоятельно вносить изменения в бизнес-процесс – требуется привлечение подрядчиков.

Однако в целом Битрикс24 заметно расширил наши возможности по оптимизации наших рабочих процессов, сделал более удобной и эффективной работу с клиентской базой."